08/04/2015

Une Méthode Infaillible Pour Réussir Une Réunion

salle de réunion

Un auditoire mal identifié, des objectifs imprécis ou une absence d'objectifs, des participants qui fabriquent des avions en papier, des soupirs incessants …  J’ai pu dresser ce constat amer au cours de ma participation à de nombreuses réunions lorsque j’étais salarié au sein d’une société de services, pourtant leader dans son secteur d’activité. En sortant de la salle, j’avais systématiquement la désagréable sensation d’avoir perdu mon temps.
Si vous êtes un entrepreneur ou un patron d’une start-up, il vous appartiendra d’organiser de manière périodique des rencontres pour échanger avec vos collaborateurs, en vue de résoudre des problèmes, prendre des décisions d’ordre stratégique ou tout simplement renforcer l’esprit d’équipe. Toutefois,  La tenue de tels évènements ne s’improvise pas ; quelques jours de préparation sont nécessaires pour conduire avec efficacité une réunion de travail.


1°) Dénichez un titre de thème qui attire et retienne l’attention

Vous devez préparer et distribuer un ordre du jour qui respectera scrupuleusement quelques règles et comportera les informations suivantes :

-          La dénomination sociale de votre entreprise,
-          La date et les détails concernant le plan d’accès à la salle de la réunion. Si vous estimez que la rencontre doit être valorisée, n’hésitez pas à louer une salle dans un centre de conférences ou celle d’un hôtel,
-          Le thème,
-          L’heure de début et de fin de la rencontre,
-          La référence du document, permettant d’optimiser le classement des dossiers.

Vous pouvez également annoncer par mail la tenue de la réunion aux collaborateurs que vous comptez cibler, tout en activant la fonction Accusé de réception dans l' application de votre messagerie, et trouvez un thème accrocheur assorti de pistes de réflexion stimulantes pour les amener à se pencher plus attentivement sur le sujet proposé. Par exemple :

« La Côte d’Ivoire, Le Sénégal et le Cameroun, nouvelles terres d’opportunités pour notre Start-up »

L’ordre du jour doit permettre à chaque participant de comprendre ce qu’on attend de lui au sujet des missions à exécuter et d' appréhender le profit qu’il peut tirer de sa présence.



2°) Déterminez la nature de la réunion

Afin que les participants jugent la réunion utile, vous devez définir les objectifs qui peuvent se décliner de la manière suivante :

-          A- Une réunion de travail centrée sur des prises de décision : En tant qu’animateur, vous devez favoriser  l'expression de toutes les opinions. Par exemple :

« La situation de la classe moyenne et des cadres à très haut revenu est bien meilleure qu’auparavant dans quelques pays d’Afrique francophone. Doit-on envisager d’écouler nos produits sur le marché ivoirien, cibler le marché nigérian ou investir au Cameroun ? »

Les intervenants prennent part au processus de décisions et joueront un rôle actif dans l’élaboration de stratégies et autres mesures ultérieurement.

-          B- Une réunion  d’information : par exemple : Vous vous contentez de transmettre un message que les participants écouteront attentivement. Par exemple :

« … Notre activité génère des besoins importants en période d’été, c’est pourquoi les demandes de congés payés couvrant les dates du 1 juillet jusqu’au 31 Aout ne sont pas traitées … ».

A la fin de votre intervention, vous répondrez aux questions qui vous seront éventuellement posées.

-          C- Une réunion de concertation : Vous tenez compte de tous les avis, propositions, et suggestions. Par exemple :

« Nous devons lancer notre concept en Côte d’Ivoire, au Sénégal et au Cameroun. Quelle est la période la plus propice pour lancer ce produit ? »

Les intervenants donnent leur opinion sans vous forcer la main. Aucun d’entre vous n’est encore entré dans le vif du sujet.

-          D- Une réunion pour résoudre des problèmes : Vous évoquez un problème et proposer des solutions. Par exemple :

« De quelle manière allons-nous approcher les prospects kenyans et nigérians ? »

Les participants se consacrent pleinement à la recherche des solutions les mieux adaptées.


D’une manière générale, n’invitez à la réunion que les personnes qui sont directement concernées par le sujet et limitez le nombre des participants. Dans le cas contraire, vous risquez de rendre les discussions plus laborieuses et la mobilisation d'un trop grand nombre d’employés peut s’avérer fort onéreuses.


3°) Choisissez la disposition de la table qui convient le mieux selon l’objectif de la rencontre

Une table sous forme de «  O  » est idéale pour échanger des idées mais parait inappropriée pour projeter par exemple une présentation Power Point ;
Une table disposée en «  U  » est parfaite pour les salles dotées d’équipement de projection ;
Ne concevez une table en «  ligne  » que si votre réunion ne consiste qu’à donner de l’information aux participants. Mais cette disposition ne favorisera pas les échanges d’idées ;
Si vous vous sentez mal l’aise devant un intervenant placé en face de vous, vous pouvez organiser la table en «  V  ».
Quelle que soit la manière dont vous présentez votre table, gardez à l’esprit que vous devez rester dans le champ de vison de tous les participants.






4°) Réussissez le lancement de votre réunion

Avant d’entrer dans la salle, vous devez prendre le temps de dire bonjour à chaque invité en leur serrant la main, un signe de reconnaissance qui va faciliter les échanges par la suite.  Peu importe que vous jouez la carte de convivialité pour détendre l’atmosphère, celle de l’humour ou que vous conférez un caractère solennel à la rencontre : l’essentiel est que, pour bien commencer votre discours,  vous devez décliner votre nom et votre fonction tout en restant debout, ce qui vous donnera l’occasion d’asseoir votre leadership.


Procédez à un tour de table et conviez les participants à se présenter de la même manière. Si une personne externe à l’entreprise est présente à la réunion, déclinez son identité et expliquez en quoi sa présence sera utile.
Enfin vous devez indiquer le déroulement détaillé de chaque point  mentionné dans l'ordre du jour et obtenir le consensus de toute l’assemblée avant de démarrer véritablement la réunion.


5°) Jouez le rôle de modérateur lors des débats

Si vous dépassez la limite des cinq sujets à traiter et si votre réunion dure un plus de quatre-vingt-dix minutes, les participants seront moins concentrés et, par conséquent, moins productifs. Les quinze premières minutes sont donc déterminantes, car les points que vous souhaitez aborder doivent leur permettre de faire connaitre le fond de leur pensée et de prendre une décision. En respectant cette durée, vous parviendrez ainsi à maintenir l’attention de votre public.
N’oubliez pas de faire preuve de politesse et de respect, tout en faisant valoir votre autorité en toutes circonstances. Par exemple:

« … Je me permets d’attirer votre attention sur le fait que le sujet abordé ne concerne pas le risque perçu par un business angel  lambda et les organismes de notation au sujet du Sénégal, du Cameroun et de la Côte d’Ivoire. Il s’agit plutôt de saisir le plus rapidement possible les opportunités d’affaires qui se présentent dans ces pays … »

Pour captiver l’attention de vos interlocuteurs, vous devez scruter de son regard toute l'assemblée et vous attarder quelques secondes sur le visage de chacun d’entre eux. Cette méthode présente l’avantage d’identifier les personnes qui hocheront de la tête en signe d'approbation et ceux qui manifestent leur désapprobation ou leur mécontentement, ce qui vous permettrait dans le dernier cas de figure d’anticiper des réactions négatives au sein du public, en vue d’éloigner d’éventuels écarts de conduite.
Plus souvent qu'autrement, la meilleure attitude à adopter face à ceux qui se montrent très bavard ou aux employés qui ne sont pas attachés à la ponctualité est de ne pas perdre son sang-froid. En tant qu’animateur, vous serez toujours amené à gérer un petit groupe de personnes qui bavarderont dans leur coin, abordant parfois des discussions hors-sujet. Au lieu d’exercer un sévère rappel à l'ordre comme dans un tribunal, faites leur savoir avec tact que toute la salle souhaiterait qu’ils expriment leur opinion sur le sujet. Concernant les retardataires, esquissez un sourire de politesse et faites un signe de la main pour l’inviter à rejoindre l’auditoire.
Vous planifierez vous-même les séquences de questions-réponses en respectant un timing que vous fixerez à votre convenance, dans le but de rendre la réunion vivante et rythmée.


6°) Concluez la fin de la réunion avec la même rigueur qu’au commencement

Soyez en mesure de résumer des principaux points abordés au cours des discussions. Mais veillez à ce que votre dernière prise de parole ne relance pas les débats. Focalisez-vous sur les décisions que vos collaborateurs et vous-même avez prises et les actions à mener.
Faites un dernier tour de table de telle sorte que chaque intervenant donne ses impressions sur le déroulement de la réunion.
Vous pouvez désigner un participant qui aura la responsabilité de rédiger le compte-rendu de la rencontre. Dans un tableau, ce dernier se chargera de noter des éléments d’information relative aux points abordés, aux décisions prises, aux actions à mener et aux questions restées en suspens. Les échéances fixées pour achever le travail et les noms des personnes assignées à de nouvelles tâches, au regard des actions à engager, seront mentionnés dans ce document.
Dernière règle que vous devez appliquer : ne diffusez le  compte-rendu qu’en interne à l’ensemble des participants et aux personnes directement concernées par les thèmes abordés.



                                          
                                Contributeur: Harley McKenson
Fondateur & Gérant de www.McKenson-Invest.com

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